Anbefalt fremgangsmåte for håndtering av delvis betalte fakturaer i Fiken ved konvertering til aksjer
Når du fakturerer en kunde der deler av fakturabeløpet skal konverteres til aksjer, bør dette håndteres riktig i regnskapet for å sikre korrekt bokføring og MVA-håndtering. Nedenfor er en anbefalt fremgangsmåte for å håndtere dette i Fiken.
1. Opprette og sende fakturaen
- Opprett en faktura i Fiken for det totale beløpet (f.eks. 200 000 kr).
- Legg inn en tydelig beskrivelse i fakturateksten om at en del av beløpet skal konverteres til aksjer i henhold til en avtale.
- Påse at korrekt MVA-sats brukes på fakturaen. MVA må beregnes på hele beløpet, inkludert den delen som konverteres til aksjer.
- Send fakturaen til kunden.
2. Registrere delbetaling
- Når kunden betaler den kontante delen av fakturaen (f.eks. 100 000 kr), registrer dette som en delbetaling i Fiken.
- Gå til fakturaen i Fiken.
- Klikk på "Registrer betaling" og velg riktig bankkonto.
- Angi beløpet som er betalt (100 000 kr) og lagre.
- Restbeløpet (100 000 kr) blir stående som en utestående kundefordring.
3. Bokføre konverteringen til aksjer
Når aksjene utstedes for det resterende beløpet, må du bokføre dette manuelt:
3.1 Opprett et manuelt bilag i Fiken
- Debet
1500 Kundefordringermed beløpet som konverteres til aksjer (100 000 kr). - Kredit
2080 Aksjekapitalmed samme beløp. - Legg til en beskrivelse som forklarer transaksjonen, f.eks. "Konvertering av kundefordring til aksjer iht. avtale".
3.2 Alternativ metode med balansekonto
- Hvis du vil spore dette på en balansekonto før aksjeutstedelsen er formelt gjennomført, kan du i stedet bruke en egen balansekonto, f.eks.
1579 Andre fordringer, som et mellomledd før det overføres til aksjekapital.
4. Håndtering av MVA
- MVA må betales i den perioden fakturaen er utstedt, uavhengig av om beløpet konverteres til aksjer eller betales kontant.
- Hvis kunden er MVA-registrert i Norge, bør de betale MVA-en på hele fakturabeløpet (40 000 kr ved 25 % MVA) selv om en del av fakturaen ikke betales i kontanter.
- Hvis kunden er i utlandet og tjenesten er MVA-fri, trenger du ikke å beregne MVA.
5. Oppfølging og dokumentasjon
- Sørg for at det finnes et juridisk dokument som beskriver avtalen om konvertering av fakturabeløpet til aksjer.
- Dokumenter transaksjonen i regnskapet, og oppbevar avtalen som vedlegg til bilaget i Fiken.
- Hvis kunden betaler MVA separat, registrer dette som en ny innbetaling på fakturaen.
Sammendrag av regnskapsføringen
| Konto | Debet | Kredit | Kommentar |
|---|---|---|---|
| 1500 Kundefordringer | 200 000 | Faktura utstedt | |
| 1920 Bankkonto | 100 000 | Delbetaling mottatt | |
| 1500 Kundefordringer | 100 000 | Reduserer utestående kundefordring | |
| 2080 Aksjekapital | 100 000 | Konvertering til aksjer | |
| 2700 Utgående MVA | 40 000 | MVA må betales uansett | |
| 1920 Bankkonto | 40 000 | Kunden betaler MVA-en separat |
Konklusjon
Dette er en ryddig måte å håndtere delvis betalte fakturaer hvor en del av beløpet konverteres til aksjer. Ved å tydelig kommunisere dette til kunden, sørge for at MVA håndteres korrekt, og føre et manuelt bilag for konverteringen, unngår du regnskapsmessige utfordringer.